CASE STUDY | Implementação/Migração de Solução de Gestão Documental

Introdução

O presente caso de estudo demonstra o desenvolvimento e implementação de uma solução de Gestão Documental para áreas técnicas e de Engenharia (ECM – Engineering Content Management) num Cliente Estatal do setor da defesa. Este Cliente, pela sua história e natureza institucional, destaca-se como uma organização singular na sociedade portuguesa, caracterizando-se por sua missão específica, amplo raio de ação e mobilidade, capacidade de permanência por períodos prolongados em áreas de operações, valores organizacionais distintivos e contribuição para a defesa de todos os cidadãos.

Além de sua missão principal, este Cliente desenvolve atividades de gestão da manutenção dos seus ativos com elevados padrões de qualidade. A base de operações está localizada na margem sul do Tejo, onde executa toda a gestão das manutenções dos seus equipamentos.

O Desafio

A inovação e digitalização de processos são necessidades prementes para qualquer organização que procure gerir os seus ativos de forma eficiente e prática. É fundamental garantir o acesso a informações atualizadas e fidedignas sobre os ativos organizacionais.

No caso específico deste Cliente, existe uma estrutura de manutenção responsável pela gestão de toda a documentação dos seus ativos. Esta gestão abrange diversas atividades, incluindo:

Aquisição de bens e serviços
Consultas para orçamentação
Gestão dos ativos
Manutenções preventivas e corretivas

A quantidade de informação arquivada e em utilização era imensa, tendo sido produzida durante a construção dos ativos num sistema de gestão menos robusto. A ausência de uma catalogação e organização adequadas resultava em significativas perdas de eficiência. O tempo desperdiçado em consultas de informação, identificação de necessidades de intervenção, gestão de alterações e manutenção era considerável, devido à falta de um controle eficaz da informação e de uma estrutura documental pesquisável.

A Solução

Ciente destas questões críticas, o Cliente optou pela migração para um sistema de gestão documental técnica mais robusto, selecionando a Milestone Consulting como parceira devido ao reconhecimento da sua capacidade de análise e desenvolvimento de soluções especializadas.

O processo de migração e implementação enfrentou diversos desafios, envolvendo vários tipos de documentação técnica, projetos de engenharia e processos de aquisição de bens e serviços. Foi necessário realizar um conjunto de redefinições de processos, procedimentos e estrutura documental.

Com base no desafio proposto, a Milestone apresentou uma solução de Gestão Documental baseada no sistema Accruent Meridian.

O novo sistema de gestão de documentação técnica foi concebido como uma ferramenta que permitisse:

Controlar a rastreabilidade e versões dos documentos técnicos
Integrar completamente com ferramentas de projeto
Visualizar diversos formatos de documentos

Os objetivos específicos incluíam:

Criar um modelo de gestão documental que facilitasse aos utilizadores o acesso rápido e seguro à documentação, de acordo com perfis definidos
Facilitar o tratamento e recuperação de diversos formatos de documentação específicos das áreas técnicas
Aplicar um controlo seguro e fiável de versões, permitindo a correta criação, modificação e recuperação de documentos
Reduzir a criação de cópias, minimizando custos de distribuição, armazenamento e custódia
Facilitar os ciclos de revisão da documentação conforme os procedimentos de qualidade existentes
Automatizar a criação de documentação, sua coordenação, inter-relação, controlo e rápida distribuição
Migrar toda a documentação existente para a nova solução Accruent Meridian

Processo e Implementação

A equipa de consultores da Milestone utilizou uma metodologia estruturada de gestão de projeto para a conceção, delimitação do âmbito e prestação dos serviços profissionais. Esta abordagem proporcionou uma estrutura abrangente que auxiliou o Cliente a compreender as expectativas de ambas as partes envolvidas, bem como os processos utilizados para mitigar riscos e alcançar as metas definidas.

A metodologia detalhada compreendeu três fases:

Definir: Estabelecimento de um acordo mútuo sobre o valor de negócio esperado, elaboração de um plano de atividades e definição de métricas de sucesso.
Construção: Desenvolvimento, construção e testes da solução definida. Migração dos dados, estabelecimento de métricas de linha de base e criação de um plano de adoção para maximizar o valor da solução.
Adoção: Implementação final da solução em ambiente de produção, formação de todos os utilizadores e definição de linhas-guia orientadoras para garantir a produtividade com a solução implementada.

Os Resultados

O Accruent Meridian proporcionou uma solução completa que permitiu gerir e acompanhar com segurança, de maneira centralizada, os documentos de projeto. Com esta ferramenta, tornou-se possível gerir todas as informações de projetos ou ativos específicos, incluindo documentos de projeto e outros relacionados, através de diferentes grupos de trabalho, evitando erros e disponibilizando alterações com maior eficiência.

Os benefícios alcançados incluem:

Integração entre Áreas Técnicas e de Gestão

Melhorias significativas de produtividade no suporte para projetos e gestão de ativos
Possibilidade de trabalho colaborativo sem comprometer os dados base
Controlo de acesso aos dados através da funcionalidade de múltiplos utilizadores
Gestão centralizada e segura de todos os documentos relacionados a cada projeto
Integração com aplicações de projeto, MSOffice e Adobe Acrobat, facilitando a gestão precisa dos dados.

Aumento de Produtividade

Melhorias notórias graças às funções de pesquisa, localização e organização rápida de documentos
Utilização de pesquisas e atalhos para acelerar a procura de documentos
Ferramentas de produtividade que permitem a manipulação de documentos sem quebrar ligações com aplicativos específicos
Controlo de propriedades de indexação e acesso em todos os tipos de arquivos, melhorando a partilha e a pesquisa

Controlo de Revisões

Gestão de alterações sem interrupções no fluxo de trabalho
Captura do histórico do projeto, permitindo a continuidade do trabalho ou reversão para versões anteriores quando necessário
Disponibilização e acompanhamento de revisões de documentos com acesso controlado
Processo de documentação digital integralmente controlado

Testemunho do cliente

Passamos a dispor de um sistema em produção capaz de responder a todas as necessidades de projeto, incluindo revisões, controlo de versões e manutenção da exatidão e atualização de toda a documentação. Adicionalmente, obteve-se uma visão documental abrangente, com grande capacidade de pesquisa e gestão de alterações no ciclo de vida de todos os ativos.

Tomorrow made Together!

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