CASE STUDIES | Gestão de Documentação nas Áreas Técnicas de Engenharia e de Ativos (Grupo Navigator)

Introdução

Este caso de estudo apresenta a implementação de uma solução de Gestão Documental Técnica (EDMS – Engineering Data Management System) nas áreas de Engenharia e Gestão de Ativos da The Navigator Company.

A The Navigator Company é uma das mais relevantes empresas portuguesas no panorama internacional, com um papel estruturante na economia nacional. A sua atuação baseia-se num modelo de negócio verticalmente integrado, que abrange investigação aplicada, floresta, produção de pasta de celulose, energia renovável, papel e tissue. Além das suas atividades principais, a empresa destaca-se pela gestão rigorosa da manutenção dos seus ativos, com elevados padrões de qualidade.

As unidades fabris estão distribuídas por quatro localizações:

• Cacia: Produção anual de cerca de 320 mil toneladas de pasta branqueada de eucalipto.
• Figueira da Foz: Produção anual de aproximadamente 570 mil toneladas de pasta branqueada e 800 mil toneladas de papéis finos não revestidos.
• Setúbal: Produção anual de cerca de 550 mil toneladas de pasta branqueada e 775 mil toneladas de papéis finos não revestidos.
• Vila Velha de Ródão: Produção anual de cerca de 60 mil toneladas de papel tissue, convertido em produto acabado para uso doméstico e profissional.

O Desafio

A necessidade de inovação e digitalização dos processos de gestão de ativos é hoje uma realidade incontornável para qualquer organização. A garantia de acesso rápido e fiável à informação atualizada sobre os ativos é fundamental para uma gestão eficaz.

No contexto da The Navigator Company, a estrutura corporativa centralizada gere todos os espaços e ativos da organização, incluindo:

• Gestão de edifícios e fábricas
• Gestão de ativos
• Manutenções preventivas e corretivas
• Relação com subcontratados

A quantidade de informação envolvida é significativa. Quando essa informação não está devidamente catalogada e organizada, surgem perdas de eficiência, tempo e qualidade em processos como consulta de documentação, intervenções em ativos, gestão de alterações e manutenção. Até então, a empresa utilizava sistemas como o eChange Motiva, que já não respondiam às exigências atuais, nomeadamente em termos de rastreabilidade, controlo de versões, integração com ferramentas CAD e suporte a múltiplos formatos de documentos.

A Solução

Com base nesta necessidade, a Direção de Tecnologias de Informação da The Navigator Company apostou na implementação de um novo sistema de gestão documental técnica, tendo escolhido a Milestone Consulting como parceira tecnológica, pela sua experiência e know-how comprovado.

A solução proposta foi baseada no Autodesk Vault Professional, uma ferramenta robusta de gestão de documentação técnica, com capacidade de integração total com aplicações de projeto. A sua implementação abrangeu as quatro fábricas, substituindo o sistema anterior e otimizando a gestão da documentação técnica das direções DPJ (Direção de Projetos) e DTC (Direção de Manutenção, Engenharia e Manufatura).

O novo sistema foi desenhado para:

• Controlar a rastreabilidade e versões dos documentos técnicos
• Integrar com ferramentas CAD e de projeto
• Suportar a visualização de múltiplos formatos de documentos
• Migrar toda a documentação existente no sistema eChange Motiva para o Autodesk Vault

Objetivos Específicos:

1. Criar um modelo de gestão documental com acesso rápido e seguro, segundo perfis definidos
2. Melhorar o tratamento e recuperação de documentos técnicos em diversos formatos
3. Aplicar controlo rigoroso de versões e revisões de documentos
4. Reduzir duplicação de cópias e custos associados
5. Automatizar os ciclos de revisão documental, alinhados com os procedimentos de qualidade
6. Facilitar a criação, organização e distribuição de documentação técnica
7. Efetuar a migração integral dos documentos para o Autodesk Vault

Processo e Implementação

A Milestone adotou uma metodologia estruturada de gestão de projeto, composta por três fases principais:

1. Definir: Avaliação de valor de negócio, planeamento de atividades e definição de métricas de sucesso.
2. Implementar: Construção e teste da solução, migração de dados e preparação do plano de adoção.
3. Adotar: Entrada em produção, formação de utilizadores e definição de guidelines para assegurar produtividade com o novo sistema.

 

Resultados

A implementação do Autodesk Vault resultou numa gestão centralizada, segura e eficiente da documentação técnica, promovendo a colaboração entre equipas e otimizando processos de manutenção e projeto.

Principais Benefícios:

Integração entre Áreas Técnicas e de Gestão

• Ganhos significativos de produtividade nas direções DPJ e DTC
• Cofres criados para armazenamento seguro e centralizado de documentos
• Criação de categorias que definem atributos, propriedades e funções de cada tipo de documento
• Colaboração em tempo real sem comprometer dados-base
• Controlo de acessos por perfis e múltiplos utilizadores
• Integração com softwares como AutoCAD, MS Office e Adobe Acrobat

Aumento de Produtividade

• Pesquisa rápida e eficiente de documentos
• Minimização de tempo em tarefas administrativas
• Utilização de atalhos e filtros personalizados
• Manipulação segura de documentos sem quebra de ligações
• Partilha segura de documentos “As-Built” com manutenção, através da criação da categoria “Não Editáveis” com geração automática de PDFs para consulta
• Geração automática de listagens de documentos enviados para subcontratados, com base em relatórios personalizados, garantindo maior organização e rastreabilidade do processo.

Controlo de Revisões

• Gestão contínua de alterações sem interrupções
• Registo completo do histórico de versões e revisões
• Acompanhamento de documentos com acessos controlados
• Processo documental digital 100% controlado e auditável

Ferramenta Autoloader

O Autoloader permitiu a importação em massa de documentos para o Autodesk Vault, preenchendo automaticamente atributos e organizando os ficheiros com base em estruturas pré-definidas. Esta ferramenta utiliza ficheiros Excel com metadados, o que resultou numa melhoria significativa na comunicação e partilha de projetos com subcontratados.

 

Considerações Finais

A adoção desta solução de EDMS representou um salto qualitativo na gestão documental da The Navigator Company, contribuindo para maior eficiência operacional, redução de erros, segurança da informação e colaboração entre equipas técnicas e de gestão. A parceria com a Milestone Consulting foi determinante para o sucesso do projeto, garantindo alinhamento com os objetivos estratégicos da organização e entrega de valor sustentável.

Testemunho do: Projetista Industrial, responsável pelo sistema de gestão documental

Durante bastante tempo recorremos ao eChange Motiva como ferramenta de gestão documental. Contudo, com o evoluir das exigências técnicas e operacionais, tornou-se claro que esta solução deixara de acompanhar as necessidades da equipa, apresentando limitações que dificultavam a eficiência dos nossos processos.

A adoção do Autodesk Vault veio transformar profundamente a forma como gerimos a documentação técnica. Ganhámos integração direta com os sistemas CAD, maior controlo sobre versões e revisões, e uma gestão mais rigorosa dos acessos. O tempo despendido na organização e atualização de documentos foi consideravelmente reduzido, permitindo uma resposta mais célere e precisa às exigências dos projetos e deu possibilidade de muitos mais utilizadores poderem consultar os documentos de forma mais rápida e prática.

Esta transição representou um avanço significativo na modernização dos nossos fluxos de trabalho, conferindo-nos maior segurança, fiabilidade e produtividade no quotidiano da operação.