Ferramentas e tecnologias que simplificam a gestão de projetos: uma visão geral das principais ferramentas que podem automatizar processos, aprimorar a colaboração e melhorar os resultados do projeto.

Olá! Continuando a partilha que iniciei, hoje venho falar sobre as ferramentas e tecnologias que facilitam bastante a gestão de projetos. Estejam a gerir um único projeto ou um portfólio complexo, bem sabem o quão desafiante pode ser manter-se organizado, manter todos no caminho certo e garantir que os projetos permanecem dentro do âmbito e do orçamento. Os problemas mais comuns incluem o malabarismo com inúmeras tarefas, a coordenação entre diferentes equipas (e níveis de dependência!) e o cumprimento dos prazos.

A verdade é que, uma boa ferramenta de gestão de projetos pode mudar completamente o jogo, ajudando a automatizar processos repetitivos, facilitar a comunicação clara e manter tudo a funcionar na perfeição, alinhados na mesma fonte única de verdade. Regra geral, estas ferramentas ajudam a economizar tempo, evitar erros dispendiosos e permitir que se possam tomar decisões baseadas em dados. Ao simplificar os fluxos de trabalho e melhorar a colaboração entre todos os envolvidos, consegue-se aumentar a produtividade e obter melhores resultados no projeto.

Embora pareçam ser de uso muito comum, ainda existem muitos profissionais que acreditam que estas ferramentas são superestimadas, que são apenas algumas inovações sofisticadas, apoiadas pelas últimas tendências na área. O melhor é mesmo desligar a mentalidade cética e estar recetivo a uma melhoria que mudará a vida profissional. Embora existam muitas empresas e colegas PMs que já são utilizadores avançados do que a tecnologia nos pode oferecer, ainda vejo a maioria a trabalhar com spreadsheets Excel. Se ainda lutas com folhas de cálculo e trocas de e-mails para controlar e entregar projetos, este artigo pode ser-te especialmente útil!

Por exemplo, sem uma ferramenta centralizada, as informações podem (vão!) perder-se em e-mails ou reuniões desligadas e com pouco sentido (podemos ultrapassar os e-mails com recapitulações constantes das reuniões!?), levando a falhas de comunicação e atrasos. Além disso, acompanhar manualmente o progresso e os marcos principais está sujeito a erros humanos, o que pode causar problemas de orçamento ou falha de prazos. Ao adotar o software de gestão de projetos certo, é possível centralizar todos os dados relacionados ao projeto, permitindo que a equipa aceda facilmente a documentos e todas as informações necessárias, e o PM possa acompanhar tarefas e monitorizar o progresso em tempo real – sem ter que centralizar todas as responsabilidades em si mesmo! Capacitar a equipa é a chave!

Convém também referir que as ferramentas de gestão de projetos também oferecem recursos como cronogramas visuais, gráficos de Gantt e painéis (boards) que fornecem uma visão geral clara do status do projeto e das métricas de desempenho. O que torna mais fácil identificar potenciais riscos e oportunidades desde o início, para que se possa ajustar os planos de forma proativa.

Neste artigo, vamos aprofundar algumas das melhores ferramentas e tecnologias disponíveis no mercado (que já usei) que certamente vão ajudar a automatizar tarefas, aprimorar o trabalho em equipa e entregar excelentes resultados de projeto. Já agora, não vou abordar ferramentas de IA propositadamente, essa discussão será para um artigo totalmente novo. Vamos começar!

Automatizar processos:

1. Automação de tarefas e fluxo de trabalho: Ferramentas como o Jira, Trello, Asana e ClickUp podem automatizar atribuições de tarefas, notificações e controlo de versões e status. Por exemplo, é possível configurar regras automatizadas para atribuir tarefas com base nas fases do projeto ou datas especificas. O que ajuda bastante a manter os projetos sob controlo, reduzindo a supervisão manual. É, igualmente, muito útil quando se trata de projetos semelhantes que podem ser configurados como modelo (templates base que agregam desde configurações simples, até mesmo a criação de tarefas).
2. Controlo de tempo e gestão de recursos: Ferramentas como Harvest e Toggl facilitam o controlo do tempo consumido em tarefas e projetos. Estes dados ajudam a otimizar a alocação de recursos e a consequente gestão de orçamento, garantindo que se consegue permanecer no objetivo. Embora o Harvest tenha integração perfeita com as principais ferramentas de PM, o Toggl é muito útil para projetos do tipo Tempo e Materiais.
3. Gestão de documentos: não é novidade nenhuma, mas recomendo vivamente o fim da partilha de documentos via email ou afins, e focar na utilização exclusiva de ferramentas como Google Drive ou Microsoft SharePoint para automatizar o controlo e a partilha de versões de documentos. O acesso centralizado é muito mais fácil para as equipas colaborarem diretamente nos ficheiros (garantir que o controlo de versões está ativo) e manterem uma única fonte de verdade – e ainda podem ser diretamente vinculados nas ferramentas PM dos pontos acima. Para os mais criativos e ambiciosos, recomendo vivamente o Notion ou o Microsoft Loop, ambos podem ser muito mais do que apenas software PM. Não são soluções prontas para utilização direta, mas depois de muita personalização, rapidamente nos apaixonamos pelas funcionalidades.

Melhorar a colaboração:

1. Plataformas de comunicação: Slack e Microsoft Teams mantêm a equipa ligada e facilitam a partilha de atualizações, a realização de perguntas (e consequente esclarecimento de dúvidas) e a colaboração em tempo real. Devem ser criados canais ou espaços próprios para diferentes projetos ou tópicos de forma a manter as discussões organizadas. Em paralelo com as restantes ferramentas já abordadas, são também facilmente integradas em qualquer ferramenta de PM e plataformas de gestão de documentos. Completamente central neste ponto é a clara definição da “etiqueta” de comunicação do(s) projeto(s), sendo importante que todos os intervenientes respeitem e usem os respetivos canais.
2. Videoconferência: Zoom, Google Meet e Microsoft Teams oferecem modelos de videoconferência contínua, permitindo que a equipa consiga interagir cara a cara, mesmo quando trabalha remotamente. É importante ter reuniões virtuais para discutir o progresso do projeto, debater ideias e fortalecer o relacionamento da equipa. Depois da Covid-19, este ponto tornou-se uma realidade completa para a maioria dos projecto em tecnologia. Não vou discutir a questão do remoto versus presencial, o importante é ter flexibilidade aos contextos e às necessidades do projeto. No entanto, é importante manter a utilização de agendas para acompanhar as reuniões e uma ferramenta de PM para acompanhar os próximos passos.
3. Software de gestão de projetos: Ferramentas como Jira, Trello, Asana, ClickUp e Monday.com (entre muitas outras…) oferecem soluções abrangentes de gestão de projetos, combinando a criação, controlo e assignação de tarefas, com cronogramas, estados de projeto e recursos de colaboração. Estas plataformas fornecem um hub centralizado para gerir projetos de forma a manter todos os intervenientes na mesma “página”. Todas têm modelos poderosos para começar a trabalhar rapidamente, combinados com recursos de fácil e rápida personalização que irão desbloquear todos os superpoderes do PM. Existem outros bons concorrentes que eu poderia mencionar, como GitScrum, Wrike, Float e alguns outros… Mas como indiquei antes, estou apenas a abordar ferramentas que já usei!

Melhorar os resultados do projeto:

1. Ferramentas de visualização de dados: Se os dashboards já integrados nas ferramentas de PM não forem suficientes, podem usar plataformas como Power BI ou Tableau para visualizar dados do projeto e acompanhar métricas de desempenho (especialmente úteis no tipo de visualização de portfólio). Estas ferramentas podem ajudar a identificar tendências de forma mais rápida e concisa, tomar decisões baseadas em dados, comunicar insights à equipa e / ou ter uma ideia do desempenho de todos os projetos num único lugar.
2. Ferramentas de gestão de risco: existem no mercado algumas ferramentas mais específicas como Predict! e RiskyProject, que ajudam a identificar, analisar e mitigar os riscos do projeto. Ao usar estas ferramentas, consegue-se resolver possíveis problemas de forma proativa e manter os projetos no caminho certo. Ambos os exemplos têm aplicações muito poderosas nas áreas de construção, indústria e outros campos relacionados com elevada complexidade.
3. Feedback e retrospectivas: plataformas como Miro ou Retrium oferecem quadros brancos virtuais e ferramentas de colaboração para a realização de sessões de feedback e retrospectivas. Mesmo em sessões presenciais, estas ferramentas são importantes pela simplicidade com que se operacionaliza a recolha de informação e das próprias dinâmicas em si, podendo ajudar a equipa a aprender com cada projeto e melhorar continuamente, de uma forma estruturada. Se podemos fazer estas sessões sem estas ferramentas? Claro que sim! Mas verdade é que estas ferramentas ajudam a centralizar a informação e a mantê-la organizada para o futuro. Ainda por mais, o Miro pode ser muito útil para sessões relacionadas à criatividade e ao brandstorming.

Conclusão e próximos passos

Ao adotar as ferramentas e tecnologias corretas de gestão de projetos, é possível conseguir agilizar bastante os processos e aprimorar a colaboração, levando a melhores resultados de projeto. Escolher a ferramenta certa (ou a que mais se adapta ao caso e cultura) é uma excelente aliada na ajuda a gerir projectos com eficiência, acompanhar o progresso, ter uma visão de status global com rapido acesso a todo o necessário detalhe e promover um ambiente de equipa coeso, transparente e produtivo.

Agora que passei uma visão geral dos tipos de ferramentas e tecnologias disponíveis, é hora de explorar quais destas ferramentas melhor se adapta às necessidades do(s) projeto(s). Antes de mudar, a minha sugestão é que começa por avaliar os fluxos de trabalho e os principais pontos problemáticos da equipa para identificar quais os recursos que podem ter maior impacto.

Podem e devem aproveitar as vantagens de avaliações ou demonstrações gratuitas para testar as diferentes ferramentas e ver como se integram nos processos existentes. Não hesitem em envolver a equipa no processo de tomada de decisão – sem dúvida que terão informações valiosas e muito concretas sobre o que melhor funciona para eles.

E não menos importante, cuidado com a expectativa que criam relativamente às ferramentas. Em primeiro, porque não vão substituir ninguém e muito menos “curar” processos mal mantidos – pode efetivamente servir como o elemento que despoleta a necessidade de alterar processos e refinar o trabalho em equipa; e em segundo, existem demasiadas ferramentas no mercado, esperar escolher a certa fará que tenham muita dificuldade em avançar com qualquer uma – nenhuma será perfeita, portanto recomendo que escolham aquela que melhor responde às necessidades. Com o tempo, mudam o que for necessário, mas comecem!

Estou disponível para ajudar nesta jornada. Vamos conversar sobre o que usam atualmente e como melhorar o Stack a longo prazo.