CASE STUDY | As vantagens da gestão documental – ECM – Engineering Content management

Introdução

O presente caso de estudo, pretende demonstrar o desenvolvimento e o desenrolar da implementação de uma solução de Gestão Documental para as áreas técnicas e de Engenharia (ECM – Engineering Content management). Esta implementação foi efectuada num Cliente Estatal, o qual se encontra na indústria do turismo e ocupação dos tempos livres. Este Cliente, pela sua história e natureza institucional, é uma organização singular na sociedade portuguesa que se afirma por uma missão, visão e valores organizacionais distintivos, que pretendem contribuir para o bem-estar integral e o desenvolvimento pessoal de cada um, bem como para a inclusão social de todos cidadãos.

Para além da sua missão, este Cliente desenvolve atividades de valorização dos tempos livres nas áreas do turismo social, da cultura popular e do desporto amador, com profundas preocupações de humanismo e elevados padrões de qualidade.

Este Cliente está presente em todo país, desde o continente às ilhas com uma rede composta por 27 locais, dos quais 17 são Unidades Hoteleiras, um Parque de Jogos, pavilhões desportivos e ainda a gestão de um Teatro, em Lisboa.

O Desafio

Os temas da inovação e digitalização de processos, são necessidades que se apresentam hoje em dia, em qualquer organização que necessite de gerir os seus ativos de uma forma eficiente e prática. Do mesmo modo, é de primordial importância garantir o acesso à informação atualizada e fidedigna sobre os ativos do Cliente.

No caso específico do Cliente em causa, apresenta-se uma estrutura corporativa, sob a qual recaem a gestão de todos os seus espaços e ativos. Esta gestão não abrange apenas atividades comerciais, mas também todas as atividades relacionadas com a gestão dos ativos, obras, manutenção, melhoramentos, entre muitos outros.

Deste modo, a quantidade de informação que se encontra, seja arquivada, seja em utilização, é imensa. Assim, quando se tem de gerir toda esta informação, em situações onde esta não se encontre devidamente catalogada e organizada, apenas ocorrem massivas percas de eficiência. As percas de tempo em consulta de informação, necessidades de intervenção em edifícios construídos, gestão de alterações, manutenção, etc  eram enormes, pois não havia um controlo das últimas versões da informação, nem informação devidamente catalogada e pesquisável.

A Solução

Assim, a Direção de Serviços de Sistemas de Informação do Cliente, ciente destas questões prementes na realidade contemporânea, apostou na implementação de um sistema de gestão documental técnica, escolhendo, para tal, a Milestone Consulting para parceiro, pelo reconhecimento da sua capacidade de análise e desenvolvimento de soluções deste tipo.

Este processo de implementação foi um processo feito de desafios. Envolvendo dois  tipos de documentação técnica, projeto de engenharia e de arquitetura, e também agregando outra informação não menos relevante, a qual era processada ainda em papel; esta implementação apresentou-se como um desafio acrescido segundo o qual foi necessário efetuar um conjunto de redefinições de processos, procedimentos e estrutura documental. Do mesmo modo, a informação que já se encontrava em modo digital estava dispersa por vários postos de trabalho e também por vários discos locais sem qualquer tipo de ligação a um servidor central.

Com base no desafio proposto, a Milestone, apresentou uma solução de Gestão Documental baseada no sistema Autodesk Vault.

Pretendeu-se com este novo sistema de gestão de documentação técnica, obter uma ferramenta de gestão que possibilitasse controlar a rastreabilidade e controlo das versões dos documentos técnicos, que permitisse uma completa integração com ferramentas de projeto, e possibilitasse a visualização de vários formatos de documentos, contemplando os seguintes objetivos:

• Obter um modelo de gestão documental, que facilite aos utilizadores do Cliente o acesso rápido e seguro à documentação de acordo com os perfis definidos.
• Facilitar o tratamento e recuperação de diversos formatos de documentação específicos das áreas técnicas.
• Aplicar um controlo seguro e fiável de versões que permita a correta criação, modificação e recuperação de documentos.
• Reduzir a criação de cópias de documentos, minimizando os custos de distribuição, armazenamento e custódia dos documentos.
• Facilitar os ciclos de revisão da documentação por parte da organização conforme os procedimentos de qualidade existentes.
• Facilitar a automatização da criação de documentação, a sua coordenação, inter-relação, controlo, e rápida distribuição.
• Migração de toda a documentação existente segundo os modelos e processos anteriores para a nova solução Autodesk Vault integrando ainda um vasto conjunto de documentos armazenados em “File system”.
• Digitalização de cerca de 4000 documentos e sua classificação e respetiva introdução no sistema de gestão documental

Processo e implementação

A equipa de consultores da Milestone utilizou uma metodologia de gestão de projeto que conduziu a uma abordagem estruturada para a conceção, delimitação do âmbito, e prestação dos serviços profissionais. Esta metodologia permitiu fornecer uma estrutura abrangente que ajudou o Cliente a compreender o que esperar de ambas as partes envolvidas num projeto de consultoria, bem como aos processos utilizados para ajudar a mitigar os riscos e alcançar as metas definidas pelo Cliente. A metodologia detalhada compreende três fases, com os seguintes resultados esperados no final de cada fase:

1. Definir: Definição de um acordo mútuo sobre o valor de negócio esperado do processo, juntamente com um plano de atividades, e métricas de sucesso.
2. Construção: Desenvolvimento, construção e testes da solução definida anteriormente. Migração dos dados, estabelecimento de métricas de linha de base, e criação de um plano de adoção para ajudar a maximizar o valor do Cliente a partir da solução desenvolvida.
3. Adoção: Implementação final da solução em produção, formação de todos os utilizadores, e definição de linhas guia orientadores para garantir a produtividade com a solução implementada.

Os Resultados

O Autodesk Vault é a solução completa que permite gerir e seguir com segurança, de maneira centralizada, os documentos do projeto mencionados anteriormente. Com o recurso a esta ferramenta, tornou-se possível gerir todas as informações de um projeto ou de um determinado ativo, incluindo documentos CAD e outros relacionados com o projeto, através de grupos de trabalho, engenharia, arquitetura e produção, dessa forma evitando erros e disponibilizando alterações aos projetos e ativos com maior eficiência.

• Áreas Técnicas e Áreas de Gestão – Melhorias de produtividade com o suporte para projetos e gestão de ativos. A solução implementada pela Milestone, permitiu o trabalho em conjunto com outras equipas, sem colocar em risco os dados base do projeto ou do ativo. A funcionalidade de múltiplos utilizadores permitiu o controlo de acesso aos dados, permitindo que todos os grupos de trabalho, desde gestores até engenheiros e projetistas, possam participar no processo do projeto. Garante-se também o seguimento e gestão de todos os documentos relacionados a cada projeto a partir de uma localização central e segura. Com a integração do Autodesk Vault às aplicações de projeto, tornou-se mais fácil e rápido gerir dados com precisão, desde o conceito até ao projeto final.
• Aumento de Produtividade – A solução implementada inclui ferramentas que ajudam a reutilizar dados para que se possa desenvolver novos projetos rapidamente. Em vez de iniciar um modelo complexo ou um conjunto de traçados, projetos semelhantes podem ser utilizados como ponto de partida para um novo projeto. Com o recurso à solução Autodesk Vault, houve notórias melhorias de produtividade graças às funções para pesquisar, encontrar e organizar documentos rapidamente. A utilização de pesquisas e atalhos aceleram a procura de documentos, enquanto as ferramentas de produtividade permitem a manipulação de documentos de projeto sem quebrar as ligações com aplicativos específicos. As ferramentas de organização de documentos permitem que se controle propriedades de indexação e acesso em todos os tipos de arquivos, para que se possa melhorar a partilha e a pesquisa de documentos com base num conjuntos de propriedades.
• Controle de Revisões – Para fazer as alterações, sem interrupções no fluxo de trabalho, são controladas no projeto a partir das aplicações de projeto. A solução Autodesk Vault captura o histórico do projeto, para que se possa prosseguir com o trabalho, ou reverter para uma versão anterior se for necessário. A opção pela solução Autodesk Vault também assegurou a disponibilização e seguimento de revisões de documentos, dando somente acesso aos membros da equipa dedicada a cada a projeto a possibilidade de acederem às revisões finais dos documentos. Com a solução Autodesk Vault, mantém-se todo o processo de documentação digital controlado.

Ficou-se assim num ponto em o Cliente se encontra dotada de um sistema em produtivo que é capaz de responder a todas as necessidades de projeto, sejam estas revisões, worflows de aprovação, controle de versões e exatidão actualizada da informação técnica.

Conseguiu-se também uma visão documental, e de grande capacidade na pesquisa e gestão de alterações no ciclo de vida de todos os ativos, sejam estes edifícios já construídos ou em construção, ou espaços de lazer e desportivos.

Finalmente, foi possibilitada a integração de toda a informação histórica, que apenas existia em formato de projeto e arquivo em papel no sistema de Gestão Documental já devidamente classificada e catalogada o que permitiu utilizar as mesmas ferramentas informáticas para a sua gestão, garantindo-se que toda a documentação é gerida numa plataforma documental única.

Tomorrow made Together! 

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Avelino Oliveira

Consultor-  CAD, ECM & BIM Consulting