Formar equipas de alto desempenho: estratégias para criar, motivar e gerir equipas diversas para maximizar a produtividade e atingir as metas do projeto.
Olá! Após alguns anos de gestão de pessoas em diferentes contextos e com diferentes metodologias, decidimos partilhar o que temos aprendido. Vamos conversar sobre como formar e liderar equipas de alto desempenho em projeto. No mundo acelerado da gestão de projetos (e não só, altamente aplicável a todos os contextos de equipa!), reunir a equipa certa e orientá-la de forma eficaz é crucial para entregar resultados excecionais. Equipas de alto desempenho impulsionam a inovação, a produtividade e o sucesso, mas criar e manter essas equipas pode ser uma tarefa complexa e, normalmente, nunca terão duas equipas, com as mesmas iniciativas e atividades, a ter o mesmo nível de desempenho.
Julgo que a maior parte de nós já lemos sobre o conceito de Forming, Storming, Norming and Performing (FSNP) de Tuckmans, que descreve os quatro estágios de desenvolvimento psicológico pelos quais uma equipa passa enquanto trabalha num projeto, mas o meu objetivo neste artigo é ir além da parte teórica e compartilhar uma opinião própria (tremendamente enviesada pela experiência) sobre o que pode funcionar perfeitamente na equipa e no contexto certos!
Começando pelo básico, a experiência levou a concluir que as principais dificuldades que se podem encontrar incluem descobrir a combinação certa de habilidades e personalidades, promover a colaboração entre diversos membros da equipa e manter a motivação e alinhamento para com os objetivos do projeto. Equilibrar o volume de trabalho, gerir conflitos e garantir uma comunicação clara também são desafios constantes. Mas quando se consegue acertar na combinação perfeita, o impacto nos projetos costuma ser profundamente positivo.
Assim, vamos lá mergulhar em algumas estratégias práticas para formar, motivar e gerir equipas diversas para maximizar a produtividade e atingir os objetivos. Espero que estas dicas ajudem a navegar pelas complexidades e desbloquear todo o potencial da equipa!
Formar a equipa de sonho:
- Aproveitar os pontos fortes:
Identifica as habilidades e pontos fortes exclusivos de cada membro da equipa para atribuir tarefas de acordo. Por exemplo, se um membro da equipa se destaca na análise de dados e outro tem fortes habilidades criativas, atribui as tarefas com muitos dados ao analista e as tarefas de brainstorming ao especialista criativo, desta forma, cada pessoa pode trabalhar na sua zona de genialidade. Também deves considerar a atribuição de tarefas colaborativas a grupos de indivíduos diferentes – embora possa gerar algum conflito inicial, geralmente transforma-se numa sinergia compartilhada que desbloqueia resultados excelentes.
- Fomentar uma Cultura Colaborativa:
Incentiva a equipa a trabalhar em conjunto e a partilhar conhecimento. Considera implementar programas de mentoria onde os membros experientes da equipa orientam os mais novos. Sempre que possível, deve-se organizar sessões regulares de brainstorming e participar em projetos multifuncionais que permitam que os membros da equipa aprendam uns com os outros e colaborem de forma eficaz. E nunca nos podemos esquecer que, como Gestor de Projeto, não trabalhamos isoladamente, a única maneira de melhorar a cultura colaborativa geral é abraçá-la ao longo de todo o âmbito do projeto e com todos os seus constituintes.
- Priorizar o Team Building:
Sim, o Team Building continua a ser muito importante para as equipas, é a oportunidade perfeita para colaborarem e aprenderem a conseguir alinhar-se sem a pressão de entrega. Organiza atividades regulares de Team Building, como retiros ao ar-livre, almoços partilhados, sessões de desporto ou noites de jogos virtuais, para fortalecer os relacionamentos e a confiança entre os membros da equipa. Para equipas remotas, experimenta cafés virtuais, sessões de jogos ou almoços de equipa para promover conexões informais. Novamente, não há certo ou errado aqui, selecionar e adaptar as atividades certas depende sempre do contexto e das preferências da equipa. Na dúvida, por que não lançar um questionário ou ter diferentes elementos responsáveis por sugerir e organizar algumas das atividades regulares?
Motivar a equipa:
- Reconhecer e recompensar conquistas:
Reconhece regularmente o trabalho árduo e as conquistas da equipa (e também as contribuições individuais), seja por meio de elogios verbais, prémios de performance do mês/sprint/fase do projeto ou agradecimentos de equipa durante as reuniões. É importante fomentar uma cultura de reconhecimento dentro da equipa e não centralizada no PM. Se possível, considera oferecer bónus ou cartões-presente baseados no desempenho como incentivos de uma prestação excecional – considera também vincular com algumas atividades de Team Building, oferecendo orçamento específico para ser designado e gasto nessas atividades.
- Incentivar a autonomia:
Permite que os elementos da equipa possam assumir a liderança das suas tarefas e atividades para que possam tomar decisões dentro das suas áreas de especialização. Por exemplo, dá-lhes a liberdade de escolher as ferramentas ou abordagens preferidas para concluir projetos – mesmo que envolvam a aprendizagem de novas soluções (garante que o projeto prevê essas atividades de I&D). Este empoderamento pode levar a maior sentido de propriedade e criatividade.
- Apostar em oportunidades de crescimento:
Oferece e promove sessões de formação, workshops ou oportunidades para os membros da equipa participarem em conferências e eventos do setor. Sempre que possível, também deves criar oportunidades de rotação de funções dentro da equipa, permitindo que todos os elementos aprendam novas competências e ampliem a sua experiência.
Gerir para o sucesso:
- Canais de comunicação claros:
Usa ferramentas colaborativas como o Slack, Microsoft Teams e as respetivas plataformas de gestão de projetos para manter uma comunicação clara e objetiva. Agenda reuniões regulares (adequadas à necessidade) com a equipa para discutir o progresso, abordar preocupações e partilhar atualizações. Esta transparência ajuda a manter todos informados e alinhados. Não te esqueças de algo central aqui, em primeiro cria e discute a “etiqueta” de comunicação, para que todos saibam quando, como e com quem falar!
- Adotar Práticas Ágeis:
Implementa metodologias ágeis como Scrum ou Kanban para promover adaptabilidade e capacidade de resposta. Por exemplo, podes conduzir reuniões stand-up diárias para discutir tarefas e identificar quaisquer bloqueadores, ou utilizar quadros visuais para acompanhar o progresso do projeto de forma a ajustar as prioridades conforme necessário – há muito burburinho em torno do Agile e, por exemplo, da eficácia das stand-ups diárias, mas aqui partilhamos apenas o que pode funcionar muito bem no contexto certo!
- Gerir conflitos de forma proativa:
Resolve os conflitos assim que surgirem para evitar que se agravem. Deves socorrer-te de técnicas como escuta ativa e mediação para resolver problemas e promover uma cultura de respeito e compreensão (muito eficaz na escalada de conflito é a capacidade da pessoa se colocar no ponto de vista do outro). Quando necessário, resolve os conflitos em fóruns menores, pois as pessoas tendem a ser mais acessíveis e compreensíveis – quanto maior o conflito, menor deverá ser o fórum de participantes.
- Equilíbrio do volume de trabalho:
Avalia regularmente o volume de trabalho da equipa e redistribui as tarefas conforme necessário. Utiliza as ferramentas de gestão de projetos para monitorizar o progresso e identificar áreas onde os membros da equipa possam estar sobrecarregados ou subutilizados. Isto ajuda a prevenir o esgotamento e garante que todos possam ter o melhor desempenho possível. Contudo, pode ser mais complicado se alguns elementos também estiverem alocados a outros projetos. Por fim, não importa quanta tecnologia utilizamos para controlar tudo, é imprescindível que exista sempre tempo para reunir regularmente com cada pessoa, individualmente.
Conclusão e próximos passos
É impossível prometer que estas estratégias vão resultar a 100% com todas as equipas e indivíduos, como indicado no início, estas estratégias já funcionaram e funcionam no âmbito das nossas equipas, especialmente aplicadas nos ambientes certos. Ao implementar estas estratégias e dicas, é possível conseguir construir e liderar com eficácia equipas de projeto de alto desempenho, atingindo todo o potencial dos projetos e das soluções (pelo potencial dos seus constituintes – it’s always about people). A verdade é que uma equipa bem gerida não impulsiona apenas a produtividade, mas também promove uma cultura de trabalho positiva que pode desbloquear resultados excecionais.
À medida que se implementam (ou se retrocede) as estratégias de ajustes, reserva sempre tempo para avaliar a dinâmica da equipa e identificar áreas de melhoria. O segredo é ir experimentando as dicas partilhadas neste artigo para compreender quais as abordagens que têm maior repercussão. Adapta e refina as estratégias com base no que funciona melhor para as necessidades específicas das tuas pessoas, equipas e projetos.
Tens alguma dica para partilhar? Um problema que não pode ser resolvido, não importa o quanto tentes? Vamos conversar com o objetivo de elevar o desempenho das pessoas a novos patamares!
